Come si compila una fattura: tutti gli elementi essenziali

di Antonella Salzarulo
come si compila una fattura

La fattura è un documento fondamentale per chiunque abbia una Partita IVA. Imprese e professionisti devono compilare correttamente le fatture per evitare sanzioni. Vediamo in modo semplice cos’è una fattura e come si compila

La fattura è il prospetto essenziale che consente ai titolari di Partita IVA di documentare fiscalmente un’operazione economica. Essa riveste un ruolo centrale anche nella disciplina IVA, introdotta dal DPR 633/1972. La fattura infatti, con il proprio contenuto, rappresenta l’elemento di base per calcolare le imposte sui redditi (IRPEF o IRES) e la stessa IVA. È quindi indispensabile sapere in quali casi bisogna emettere una fattura e come si compila correttamente una fattura. Vedremo infatti di seguito i presupposti e gli elementi essenziali che caratterizzano questo documento fiscale.

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Quando è obbligatorio emettere la fattura?

L’utilizzo della fattura, seppur molto diffuso, non riguarda qualsiasi tipo di operazione economica. Ecco perché è importante restringere e circoscrivere il suo effettivo ambito di applicazione. Per farlo, dobbiamo individuare i 3 presupposti della fattura. Distinguiamo infatti fra presupposto:

  • oggettivo;
  • soggettivo;
  • territoriale.

Il presupposto oggettivo prevede che l’operazione in questione sia una cessione di beni o una prestazione di servizi.

A livello soggettivo, invece, è previsto che la cessione/prestazione sia effettuata da un’impresa o da un professionista, purché compiano tale operazione nell’esercizio della propria attività. A tal proposito bisogna fare una prima importante precisazione. L’obbligo di emettere fattura viene meno quando – pur nel rispetto di questo presupposto – il venditore opera nel commercio al dettaglio. Potremmo dire, al contrario, che non si emette fattura quando l’operazione è una cessione di beni effettuata nei confronti di un consumatore finale. In questi casi, infatti, il documento fiscale da produrre è lo scontrino fiscale, che ormai ha cambiato denominazione in documento commerciale.

Il presupposto territoriale, invece, è che l’operazione sia svolta sul territorio italiano.

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Come si compila una fattura? Gli elementi essenziali

Partiamo da una premessa. Come saprai, non esiste uno schema predefinito di fattura. Ciò vuol dire che a livello grafico e di layout, la fattura può essere creata liberamente. Pertanto, fermo restando che la chiarezza del documento è preferibile per evitare problemi di natura pratica e relative conseguenze, ciò che conta sono i contenuti della fattura. La legge, infatti, determina il contenuto obbligatorio che una fattura deve avere per essere considerata tale. Gli elementi essenziali di una fattura sono previsti dall’art. 21 del DPR 633/72. Esso prevede, infatti, che la fattura debba necessariamente contenere:

  • data di emissione e numero progressivo della fattura;
  • per l’emittente (soggetto che cede i beni o presta i servizi):
    • numero di Partita IVA;
    • codice fiscale;
    • nome e cognome/ditta/denominazione/ragione sociale;
    • residenza o domicilio (eventualmente del rappresentante fiscale o della stabile organizzazioni, per i soggetti non residenti);
  • per il ricevente (soggetto che acquista i beni o i servizi);
    • numero di Partita IVA (se soggetto titolare di Partita IVA);
    • codice fiscale;
    • nome e cognome/ditta/denominazione/ragione sociale;
    • residenza o domicilio (eventualmente del rappresentante fiscale o della stabile organizzazioni, per i soggetti non residenti);
  • natura, quantità e qualità dei beni o dei servizi, con indicazione dell’aliquota Iva applicata ad ognuno;
  • corrispettivi con aliquota Iva applicata;
  • ammontare Iva distinta per aliquota;
  • eventuale importo destinato alla cassa di previdenza del professionista, addebitato al cliente (la cosiddetta rivalsa 4%, da inserire solo se e quando prevista per la propria attività);
  • ritenuta di acconto (ove prevista dalle norme fiscali);
  • eventuale rimborso spese/addebito al cliente (imponibile o non);
  • imposta di bollo di 2,00 euro (solo quando l’operazione è esente, esclusa o fuori campo IVA e la fattura ha un valore totale superiore a 77,47 euro);
  • netto a pagare;
  • eventuale indicazione del regime di vantaggio a cui aderisce l’emittente.

La fattura nel Regime Forfettario

Una nota è doverosa in tema di Regime Forfettario. Le particolari regole che disciplinano il Regime Forfettario, prevedono che non sia mai applicata in fattura l’IVA né la ritenuta d’acconto, anche nei casi che lo richiederebbero qualora il regime fiscale dell’emittente fosse il regime ordinario IRPEF. È necessario peraltro, in questo caso, riportare la dicitura che riferisce dell’applicazione del Regime Forfettario:

“Operazione in franchigia da IVA e compenso non soggetto a ritenuta di acconto ai sensi della L. 190/2014, art. 1, cc. 54-89 – REGIME FORFETTARIO”.

Per approfondire l’argomento: Come fare la fattura nel Regime Forfettario 2020

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