Rimborso spese per l’amministratore di una società

di Antonella Salzarulo
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rimborso spese amministratore

Le spese supplementari sostenute dall’amministratore di una società durante la gestione dell’azienda possono essere oggetto di rimborso da parte dell’impresa stessa. Leggi l’articolo e scopri i dettagli del rimborso spese amministratore.

Al pari di quanto avviene nel rimborso spese indirizzato ad un lavoratore dipendente, gli esborsi che l’amministratore sostiene nello svolgimento delle attività che gli vengono affidate dalla società sono soggetti a rimborso da parte dell’azienda. Pensiamo ad esempio al caso di una trasferta, ovvero al viaggio lavorativo temporaneo in luoghi diversi da quelli in cui viene normalmente prestata l’attività lavorativa richiesto dall’impresa all’amministratore. Nel seguente articolo cercheremo di spiegare cos’è il rimborso spese amministratore e quando spetta.

L’importanza dell’inquadramento contrattuale

Prima di entrare nel dettaglio del rimborso spese amministratore, è necessario capire in che modo l’amministratore viene inquadrato contrattualmente dall’impresa. In particolare, l’amministratore può essere:

  • titolare di partita IVA: in questo caso il trattamento fiscale dei rimborsi spese sarà quello tipico dei lavoratori autonomi;
  • inquadrato come lavoratore dipendente o parasubordinato presso la società per cui opera: in questo caso le regole concernenti il rimborso spese saranno assimilabili a quelle dei lavoratori dipendenti.

Leggi di più: Il Regime Forfettario per i soci di SRL

Tipologie di rimborso spese amministratore

I rimborsi si suddividono essenzialmente in 4 categorie:

  • analitico;
  • chilometrico;
  • forfettario;
  • misto.

Vediamoli nello specifico.

Rimborso analitico

Il rimborso spese si definisce analitico quando l’amministratore viene remunerato per le spese sostenute in trasferta basandosi esclusivamente sui documenti che le attestano. Tale rimborso può essere riconosciuto all’amministratore anche in assenza di contratto subordinato e quindi di busta paga.

Rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico, invece, serve a rimborsare i chilometri per effettuare la trasferta. Il calcolo dell’importo da rimborsare viene effettuato basandosi sui valori dei rimborsi chilometrici espressi dalle tabelle ACI. Molto spesso l’entità di tale rimborso risulta essere più alta rispetto all’effettivo costo del carburante utilizzato. Ciò avviene semplicemente perché i quozienti riportati nelle tabelle ACI tengono conto non solo del costo del carburante, ma anche del costo per la manutenzione ordinaria e straordinaria della vettura, dell’assicurazione e della quota di ammortamento del veicolo.

Ovviamente, il presupposto per ottenere tale rimborso spesa è che la trasferta deve essere “vera” e “documentata”. Anche in questo caso non è necessario che l’amministratore sia inquadrato come dipendente dell’azienda.

Rimborso forfettario

A differenza delle precedenti tipologie, il rimborso forfettario può essere riconosciuto solo se l’amministratore è inquadrato contrattualmente come dipendente della società e quindi percepisce una busta paga. Tale rimborso, in misura fissa, è pari ad € 46,48 per ogni trasferta e copre le spese di vitto e alloggio.

A questo punto ti starai chiedendo: l’amministratore può usufruire contemporaneamente del rimborso spese forfettario e di quello chilometrico? La risposta è sì. In sostanza per la stessa trasferta l’amministratore potrà richiedere il rimborso forfettario, il rimborso chilometrico, il rimborso analitico per le spese di trasporto ma non potrà farsi rimborsare analiticamente le spese del vitto e dell’alloggio.

Rimborso misto

Si definisce rimborso misto quello che comprende due tipologie di spesa (il rimborso forfettario e il rimborso analitico di vitto o alloggio). Nello specifico:

  • se l’amministratore si fa rimborsare il vitto in modo analitico, allora il rimborso forfettario è ridotto di un terzo e sarà pari ad € 30,98;
  • stesso discorso se l’amministratore si fa rimborsare l’alloggio in modo analitico; anche in questo caso il rimborso forfettario è pari ad € 30,98;
  • se l’amministratore si fa rimborsare in modo analitico il vitto e l’alloggio, allora il rimborso forfettario è ridotto di due terzi ed è pari ad € 15,49.

E in caso di trasferte all’estero? Bene! Per le trasferte fatte all’estero il rimborso giornaliero forfettario è di € 77,46.

Rimborso spese amministratore con Partita IVA

Nei paragrafi precedenti abbiamo analizzato le diverse tipologie di rimborso spese all’amministratore con e senza busta paga. Ma cosa succede se l’amministratore della società risulta anche titolare di Partita IVA? Semplice! In questo caso, il regime dei rimborsi spese segue la disciplina stabilita per il rimborso spese professionisti. Nello specifico, se:

  • le spese sono prepagate dalla società sarà la stessa l’intestataria della fattura e l’amministratore non dovrà far nulla;
  • l’amministratore sostiene materialmente la spesa che risulta a lui fatturata, ma che si riferisce ad anticipazioni effettuate per conto della società, allora la società potrà scaricare fiscalmente il relativo importo che al contempo non costituirà reddito da lavoro autonomo per l’amministratore;
  • le spese sostenute dall’amministratore sono anticipate da quest’ultimo, contribuiranno alla formazione del suo reddito. 

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